Sai Lầm Cần Tránh Khi Tổ Chức Lễ Khởi Công Dự Án
Lễ khởi công dự án là sự kiện quan trọng đánh dấu bước khởi đầu chính thức của một công trình, dự án đầu tư. Không chỉ mang ý nghĩa nghi thức, lễ khởi công còn thể hiện hình ảnh, uy tín và sự chuyên nghiệp của chủ đầu tư trước đối tác, khách hàng và truyền thông.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp đã gặp phải những sự cố đáng tiếc do thiếu kinh nghiệm tổ chức lễ khởi công. Dưới đây là những sai lầm phổ biến cần tránh khi tổ chức lễ khởi công dự án để đảm bảo chương trình diễn ra trang trọng – suôn sẻ – đúng mục tiêu.
1. Không Xác Định Rõ Mục Đích Và Quy Mô Lễ Khởi Công
Một sai lầm thường gặp là tổ chức lễ khởi công theo cảm tính, không xác định rõ:
-
Mục đích chính của buổi lễ
-
Đối tượng khách mời
-
Quy mô tổ chức
❌ Hệ quả:
-
Kịch bản không phù hợp
-
Quy mô quá lớn hoặc quá nhỏ
-
Lãng phí ngân sách
👉 Giải pháp: Cần xác định rõ lễ khởi công mang tính nội bộ hay đối ngoại, từ đó xây dựng kịch bản và ngân sách phù hợp.
2. Chọn Thời Gian Tổ Chức Không Phù Hợp
Thời gian tổ chức ảnh hưởng lớn đến:
-
Tỷ lệ khách mời tham dự
-
Yếu tố phong thủy (với nhiều dự án)
-
Điều kiện thời tiết
⚠ Sai lầm thường gặp:
-
Tổ chức vào khung giờ nắng gắt
-
Không xem xét mùa mưa
-
Trùng lịch quan trọng của lãnh đạo
👉 Giải pháp: Lựa chọn thời gian phù hợp, có phương án che chắn và dự phòng thời tiết.
3. Chuẩn Bị Kịch Bản Sơ Sài, Thiếu Tổng Duyệt
Lễ khởi công tuy thời lượng ngắn nhưng yêu cầu tính chính xác và trang trọng cao.
❌ Sai lầm:
-
Kịch bản thiếu chi tiết
-
Không tổng duyệt trước chương trình
-
MC, nghi thức chưa thống nhất
👉 Điều này dễ dẫn đến:
-
Lộn xộn trình tự nghi lễ
-
Trễ timeline
-
Gây ấn tượng thiếu chuyên nghiệp
4. Thiết Kế – Trang Trí Không Phù Hợp Tính Chất Sự Kiện
Lễ khởi công là sự kiện nghi thức – chính thống, không nên trang trí quá cầu kỳ hoặc quá sơ sài.
⚠ Sai lầm phổ biến:
-
Màu sắc không phù hợp nhận diện thương hiệu
-
Sân khấu thiếu điểm nhấn
-
Bố trí khu vực nghi thức bất hợp lý
👉 Giải pháp: Thiết kế trang trọng, rõ ràng, đúng chuẩn lễ khởi công.
5. Bỏ Qua Yếu Tố Âm Thanh – Ánh Sáng – Kỹ Thuật
Nhiều lễ khởi công diễn ra ngoài trời, dễ gặp sự cố kỹ thuật.
❌ Sai lầm:
-
Âm thanh nhỏ, rè
-
Thiếu micro dự phòng
-
Không kiểm tra thiết bị trước giờ G
👉 Giải pháp: Kiểm tra kỹ thuật, chuẩn bị thiết bị dự phòng và nhân sự kỹ thuật trực xuyên suốt.
6. Không Chuẩn Bị Phương Án Dự Phòng Rủi Ro
Sự kiện ngoài trời luôn tiềm ẩn rủi ro:
-
Thời tiết xấu
-
Sự cố kỹ thuật
-
Khách mời đến muộn
⚠ Sai lầm:
-
Không có phương án B
-
Lúng túng khi có sự cố
👉 Giải pháp: Luôn có kế hoạch dự phòng về thời tiết, kỹ thuật và kịch bản.
7. Khâu Đón Tiếp Khách Mời Thiếu Chuyên Nghiệp
Đối với lễ khởi công có sự tham dự của:
-
Lãnh đạo
-
Đối tác
-
Cơ quan ban ngành
Việc đón tiếp thiếu chuyên nghiệp sẽ:
-
Gây ấn tượng xấu
-
Ảnh hưởng hình ảnh doanh nghiệp
👉 Cần bố trí:
-
Lễ tân chuyên nghiệp
-
Sơ đồ đón tiếp rõ ràng
-
Khu vực ngồi hợp lý
8. Không Kết Hợp Truyền Thông & Ghi Hình Sự Kiện
Lễ khởi công là tư liệu truyền thông rất giá trị, nhưng nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua.
❌ Sai lầm:
-
Không chụp ảnh, quay phim bài bản
-
Không thông cáo báo chí
-
Không lưu trữ nội dung truyền thông
👉 Điều này làm giảm hiệu quả lan tỏa hình ảnh dự án.
9. Tự Tổ Chức Khi Thiếu Kinh Nghiệm
Nhiều chủ đầu tư chọn tự tổ chức để tiết kiệm chi phí, nhưng:
-
Thiếu kinh nghiệm xử lý nghi thức
-
Không kiểm soát được rủi ro
-
Dễ phát sinh sự cố
👉 Thuê đơn vị tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp giúp:
-
Đảm bảo nghi thức đúng chuẩn
-
Tiết kiệm thời gian
-
Đảm bảo tính trang trọng & an toàn
Lễ khởi công là cột mốc quan trọng của dự án, vì vậy việc tổ chức cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh những sai lầm không đáng có.
👉 Khi tránh được các sai lầm trên, lễ khởi công sẽ:
-
Diễn ra suôn sẻ
-
Tạo ấn tượng tốt với khách mời
-
Góp phần khởi đầu thuận lợi cho dự án
🎯 Bạn Đang Chuẩn Bị Tổ Chức Lễ Khởi Công Dự Án?
Hãy lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo:
-
Kịch bản đúng nghi thức
-
Thi công – tổ chức trọn gói
-
Xử lý rủi ro hiệu quả
📞 Liên hệ ngay để được tư vấn & báo giá tổ chức lễ khởi công!